Eigentümeralltag und Vermietung

Ein Mieterwechsel betrifft mehrere Stellen. Mit vollständigen Übergabedaten vermeiden Sie Rückfragen und eine fehlerhafte Zuordnung von Verbräuchen.

Kurz erklärt

Die Auswahl des Mieters, der Mietvertrag, die Kaution und die Wohnungsübergabe sind grundsätzlich Aufgaben des Vermieters. Eine reine WEG-Verwaltung übernimmt sie nicht automatisch. Für die Verwaltung und gegebenenfalls den Messdienst sind die betroffene Einheit, das Nutzungsende, der neue Nutzungsbeginn und die erforderlichen Nutzerdaten wichtig. Halten Sie Leerstandszeiten getrennt fest. Bei zentraler Wärmeversorgung muss der Nutzerwechsel für die Verbrauchsaufteilung berücksichtigt werden. Ob automatisch gespeicherte Messwerte ausreichen oder eine gesonderte Zwischenablesung erforderlich ist, hängt vom Messsystem und vom Wechseltermin ab. Einzelheiten finden Sie im Beitrag zu Zählerständen und Zwischenablesung. Eine sofortige endgültige Heizkostenabrechnung ist mit einem Nutzerwechsel nicht verbunden.

Was sollten Sie tun?

1. Vereinbaren Sie getrennte Termine und Protokolle für Auszug und Einzug; erfassen Sie auch Leerstand.
2. Dokumentieren Sie bei der Übergabe die Zählernummern und die nötigen Ablesestände. Beachten Sie bei fernablesbarer Ausstattung die Hinweise im Beitrag zu Zählerständen und Zwischenablesung.
3. Melden Sie den Wechsel mit den genauen Ein- und Auszugsdaten frühzeitig über das Eigentümerportal. Stimmen Sie Unklarheiten oder Ausnahmen bei der Verbrauchserfassung mit MRU ab.
4. Klären Sie Beschilderung, Schlüssel und Zugangsmedien. Stellen Sie als Wohnungsgeber die erforderliche Einzugsbestätigung aus oder beauftragen Sie jemanden damit.

Welche Rolle übernimmt MRU?

MRU verarbeitet die für die gemeinschaftliche Verwaltung erforderlichen Angaben. Mietvertragsabwicklung und Sondereigentumsverwaltung setzen einen passenden gesonderten Auftrag voraus. Senden Sie keine Ausweiskopien oder vollständigen Mietverträge ohne konkreten Bedarf.

Die Reparatur des Sondereigentums beauftragt grundsätzlich der Wohnungseigentümer. Ursache, Eigentumszuordnung und mögliche Kostenerstattung müssen getrennt geprüft werden.

Kurz erklärt

Für Arbeiten an Ihrem Sondereigentum sind Sie grundsätzlich selbst Auftraggeber oder beauftragen ausdrücklich eine bevollmächtigte Person. MRU übernimmt diese Beauftragung nicht automatisch im Rahmen der WEG-Verwaltung. Das gilt grundsätzlich auch, wenn die Schadensursache im Gemeinschaftseigentum liegt. Die Beseitigung eines Defekts am Gemeinschaftseigentum organisiert dagegen die Gemeinschaft, regelmäßig vertreten durch die Verwaltung im Rahmen ihrer Befugnisse. Gegenüber einem Mieter bleibt der Vermieter für die Erhaltung der vermieteten Wohnung verantwortlich. Ob Gemeinschaft, Versicherer oder Verursacher Kosten erstatten müssen, ist eine davon getrennte Frage. Auch eine Versicherungsdeckung legt den Auftraggeber nicht automatisch fest.

Was sollten Sie tun?

1. Dokumentieren Sie Schaden, Zeitpunkt, betroffene Bauteile und erkennbare Ursache.
2. Informieren Sie MRU, sobald Gemeinschaftseigentum oder die Gebäudeversicherung betroffen sein könnten.
3. Lassen Sie gemeinschaftliche und private Leistungen möglichst getrennt ausweisen. Klären Sie Auftraggeber, Vollmacht und eine mögliche Kostenfreigabe vor nicht dringlichen Arbeiten.
4. Beauftragen Sie die erforderlichen Arbeiten an Ihrem Sondereigentum grundsätzlich selbst, sofern keine andere Abwicklung ausdrücklich vereinbart ist. Erforderliche Sofortmaßnahmen dürfen dadurch nicht verzögert werden.
5. Informieren Sie bei Vermietung Ihren Mieter und ermöglichen Sie abgestimmte Untersuchungstermine.

Welche Rolle übernimmt MRU?

MRU koordiniert die gemeinschaftlichen Maßnahmen und gegebenenfalls die Abstimmung mit der Gebäudeversicherung im vereinbarten Umfang. Die Meldung eines Schadens bedeutet weder eine automatische Übernahme privater Reparaturaufträge noch eine Zusage zur Kostenerstattung. Eine andere Beauftragung ist ausdrücklich abzustimmen.

Im Notfall haben Sicherheit und Sofortmaßnahmen Vorrang. Bei Feuer oder akuter Gefahr alarmieren Sie die Feuerwehr über 112; für sonstige technische Soforthilfe nutzen Sie die Hausmeister- oder Bereitschaftskontakte Ihrer Anlage.

Kurz erklärt

Bei Liegenschaften mit entsprechend beauftragtem Hausmeisterdienst übernimmt dieser in der Regel die Notrufannahme im vereinbarten Umfang. Die Telefonnummern und gegebenenfalls besondere Bereitschaftsnummern befinden sich am schwarzen Brett beziehungsweise am Notfallaushang der Wohnanlage. Beachten Sie die dort genannten Zuständigkeiten und Erreichbarkeiten. Bei Feuer, Rauchentwicklung, Gefahr für Menschen oder erheblichen akuten Gefahren durch Wasser ist unmittelbar die Feuerwehr über 112 zu verständigen. Bei technischen Störungen ohne solche Gefahren sind die angegebenen Hausmeister- oder Fachfirmenkontakte die erste Anlaufstelle. Die Verwaltung übernimmt anschließend die weitere organisatorische Bearbeitung im Rahmen ihrer Aufgaben.

Was sollten Sie tun?

1. Bringen Sie sich und andere nicht in Gefahr. Bei Feuer oder akuter Gefahr alarmieren Sie über 112 die Feuerwehr beziehungsweise den Rettungsdienst.
2. Nutzen Sie für sonstige technische Sofortmaßnahmen die am schwarzen Brett genannten Hausmeister- oder Bereitschaftskontakte. Bei entsprechendem Auftrag übernimmt der Hausmeisterdienst in der Regel die Notrufannahme.
3. Begrenzen Sie einen Wasseraustritt nur, soweit das gefahrlos möglich ist, etwa durch eine zugängliche Absperrung. Betreten Sie keine durch Wasser und Strom gefährdeten Bereiche.
4. Informieren Sie betroffene Bewohner, soweit das sicher möglich ist. Dokumentieren Sie Schäden und Maßnahmen erst, wenn die Sicherheit gewährleistet ist.
5. Informieren Sie die Verwaltung nachrangig, sobald die notwendige Soforthilfe verständigt ist. Teilen Sie Schaden, beteiligte Einsatzkräfte oder Firmen und bereits veranlasste Maßnahmen mit. Stimmen Sie weitergehende Trocknungs- und Wiederherstellungsarbeiten ab.

Bei MRU: Erreichbarkeit und weitere Bearbeitung

MRU ist grundsätzlich rund um die Uhr erreichbar, auch über die Weiterleitung einer speziellen, für Notfälle mitgeteilten Notrufnummer. Diese Erreichbarkeit ersetzt die Sofortmaßnahmen durch Hausmeister- oder Fachnotdienst beziehungsweise Feuerwehr nicht. Verständigen Sie deshalb zuerst die für die Situation erforderliche Hilfe und informieren Sie MRU anschließend ergänzend. MRU übernimmt die weitere gemeinschaftliche Organisation im vereinbarten Umfang und prüft gegebenenfalls die Meldung an den Gebäudeversicherer. Halten Sie dafür die Objektadresse, eine Rückrufnummer und Angaben zu Schaden und bereits eingeleiteten Maßnahmen bereit.

Die Jahresabrechnung der Gemeinschaft ist eine wichtige Grundlage, aber noch keine fertige Abrechnung für Ihren Mieter.

Kurz erklärt

Für eine Umlage sind eine wirksame mietvertragliche Grundlage, die zulässigen Kostenarten und die richtige Verteilung erforderlich. Verwaltungskosten, Instandhaltung und Instandsetzung gehören nicht zu den Betriebskosten. Auch die Zuführung zur Erhaltungsrücklage ist keine laufende Betriebskostenposition. Kosten außerhalb der WEG-Abrechnung, etwa direkt erhobene Grundsteuer, können gesondert zu berücksichtigen sein. Bei vereinbarten Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen. Die Abrechnung muss dem Mieter grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Auf die WEG-Versammlung zu warten, verlängert diese Frist nicht automatisch.

Was sollten Sie tun?

1. Prüfen Sie Mietvertrag, Abrechnungszeitraum, Umlageschlüssel und Nutzungszeiten.
2. Übernehmen Sie nur zulässige Positionen und ergänzen Sie gegebenenfalls direkt entstandene Betriebskosten.
3. Ziehen Sie die tatsächlich geleisteten Mietervorauszahlungen ab.
4. Sorgen Sie für fristgerechten Zugang und bewahren Sie die Belege auf. Der Mieter kann Belegeinsicht verlangen.

Welche Rolle übernimmt MRU?

MRU erstellt die WEG-Unterlagen im Verwaltungsauftrag. Eine gesonderte Mietabrechnung ist nur enthalten, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde. Fehlen Unterlagen vor Fristablauf, klären Sie das rechtzeitig und nötigenfalls mit fachlicher Beratung.

Bei einem Nutzerwechsel ist grundsätzlich eine Zwischenablesung erforderlich. Geeignete gespeicherte Messwerte können eine zusätzliche Ablesung vor Ort ersetzen; entscheidend sind der Wechseltermin und die verfügbaren Daten.

Kurz erklärt

Die Heizkostenverordnung verlangt für die Wärme- und Warmwassererfassung grundsätzlich fernablesbare Technik: Für nach dem 1. Dezember 2021 neu eingebaute Ausstattung gelten entsprechende Vorgaben; nicht fernablesbare Bestandsausstattungen sind grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2026 nachzurüsten oder auszutauschen. Gesetzliche Ausnahmen bestehen insbesondere bei technischer Unmöglichkeit oder unbilliger Härte. Fernablesbar bedeutet, dass die Ausstattung ohne Zugang zur einzelnen Wohnung abgelesen werden kann. Diese Pflicht gilt nicht pauschal für jeden Strom- oder Kaltwasserzähler. Bei vorhandener fernablesbarer Ausstattung sind grundsätzlich monatliche Verbrauchsinformationen für Heizung und Warmwasser bereitzustellen.

Automatische Monatsendstände und Zwischenablesung

§ 9b Heizkostenverordnung sieht bei einem Nutzerwechsel grundsätzlich eine Zwischenablesung vor. Geeignete fernablesbare Messsysteme speichern unter anderem Monatsendwerte, die der Messdienst für die Verbrauchszuordnung verwenden kann. Ob diese Daten zum tatsächlichen Wechseltermin passen und vollständig vorliegen, ist für die jeweilige Anlage zu klären. Die gesetzliche Fernablesepflicht allein ersetzt diese Prüfung nicht. Bei passenden gespeicherten Daten kann eine gesonderte Ablesung vor Ort entfallen. Eine endgültige Kostenabrechnung entsteht dadurch noch nicht.

Ausnahmen bitte mit MRU abstimmen

Bei einem Wechsel innerhalb des Monats, Geräteausfall, fehlenden Funkwerten, noch nicht umgerüsteten Geräten oder anderen Besonderheiten muss die geeignete Abwicklung geklärt werden. Beauftragen Sie eine zusätzliche Zwischenablesung deshalb nicht vorsorglich ohne Abstimmung mit MRU. Für die Aufteilung von Heiz- und Warmwasserkosten gelten die Regeln zum Nutzerwechsel; Grund- und Verbrauchskosten werden nicht zwingend nach demselben Maßstab verteilt. Stromzähler und nicht eingebundene Wasserzähler sind gesondert zu erfassen.

Was sollten Sie tun?

1. Melden Sie Auszug, Einzug und Leerstandszeiten mit den tatsächlichen Daten frühzeitig an MRU. Die automatische Speicherung ersetzt die Meldung des Nutzerwechsels nicht.
2. Klären Sie bei Unsicherheit, ob für Ihre Anlage verwertbare automatische Monatsendwerte vorliegen und eine zusätzliche Ablesung nötig ist.
3. Stimmen Sie Ausnahmen wie untermonatige Wechsel oder Geräteausfälle mit MRU ab. Dokumentieren Sie erforderliche manuelle Werte mit Gerätenummer, Einheit, Datum und möglichst Foto.
4. Erfassen Sie den Wohnungsstrom und gegebenenfalls nicht in das Messsystem eingebundene Wasserzähler gesondert. Melden Sie Ihren Strom beim zuständigen Versorger an oder ab.

Welche Rolle übernimmt MRU?

MRU stimmt die erforderlichen Angaben und Besonderheiten mit dem beauftragten Messdienst im vereinbarten Umfang ab. Vollständige Nutzungsdaten bleiben auch bei Fernauslesung notwendig. Welche Werte vorliegen und wie der Wechsel abgerechnet wird, richtet sich nach Ausstattung, Messdienst und den geltenden Regeln.

Eine sorgfältige Übergabe schafft Klarheit. Die Mietkaution bleibt dabei eine Angelegenheit des Mietverhältnisses.

Kurz erklärt

Bei Wohnraum darf die vereinbarte Sicherheit grundsätzlich höchstens drei monatliche Nettokaltmieten betragen. Eine vereinbarte Barkaution darf der Mieter in drei gleichen Monatsraten leisten; sie ist getrennt vom Vermögen des Vermieters anzulegen. Das Übergabeprotokoll sollte Zustand, erkennbare Mängel, Zählerstände und übergebene Schlüssel festhalten. Es ersetzt keine rechtliche Prüfung streitiger Ansprüche. Normale Abnutzung ist nicht mit jedem ersatzpflichtigen Schaden gleichzusetzen. Für die Rückzahlung der Kaution gibt es keine allgemeine Regel, nach der immer exakt am Übergabetag oder stets erst nach einer festen Zahl von Monaten abgerechnet werden dürfte.

Was sollten Sie tun?

1. Trennen Sie die Kaution vom Hausgeld und vom Gemeinschaftskonto.
2. Dokumentieren Sie Räume, vorhandene Schäden und Schlüssel konkret; vermeiden Sie pauschale Formulierungen.
3. Besprechen Sie Abweichungen und vereinbarte Nacharbeiten nachvollziehbar.
4. Prüfen Sie nach Mietende mögliche Ansprüche und erforderliche Einbehalte im Einzelfall. Bei Streit sollten Fristen rechtzeitig fachlich geklärt werden.

Welche Rolle übernimmt MRU?

MRU verwaltet Mietkautionen und Wohnungsübergaben nicht automatisch im Rahmen einer WEG-Verwaltung. Eine Sondereigentums- oder Mietverwaltung muss gesondert vereinbart sein.

Eine Maßnahme innerhalb Ihrer Wohnung kann trotzdem gemeinschaftliche Bauteile oder Rechte anderer Eigentümer berühren.

Kurz erklärt

Ein neuer Innenanstrich ist anders zu beurteilen als ein Eingriff in tragende Wände, gemeinschaftliche Leitungen, die Fassade oder Abdichtungen. Auch Veränderungen von Schall- oder Brandschutz können relevant sein. Vor einer Beauftragung sollten daher Eigentumsgrenzen, Gemeinschaftsordnung, vorhandene Beschlüsse und technische Auswirkungen geprüft werden. Bestimmte angemessene Maßnahmen wie Ladeeinrichtungen, Barriereabbau, Einbruchsschutz, Glasfaseranschluss oder Steckersolargeräte sind gesetzlich privilegiert. Das bedeutet nicht, dass die konkrete Ausführung ohne vorherige gemeinschaftliche Regelung frei gewählt werden darf. Öffentlich-rechtliche Anforderungen gelten daneben weiter.

Was sollten Sie tun?

1. Beschreiben Sie den geplanten Umbau und legen Sie Skizzen, Montageort und technische Daten bei.
2. Klären Sie mit der Verwaltung, ob Gemeinschaftseigentum betroffen ist und ein Beschluss vorbereitet werden muss.
3. Beauftragen Sie zustimmungsbedürftige Arbeiten erst nach der notwendigen Entscheidung und klären Sie Kosten sowie Folgekosten.
4. Informieren Sie betroffene Nachbarn über unvermeidbare Arbeiten und beachten Sie Hausordnung sowie Schutzvorgaben.

Welche Rolle übernimmt MRU?

MRU bereitet gemeinschaftliche Entscheidungen im vereinbarten Umfang vor. Eine WEG-Gestattung ersetzt weder eine erforderliche Baugenehmigung noch die fachgerechte Planung und Ausführung.

Eine präzise Meldung erleichtert die Zuordnung und vermeidet Rückfragen. Dringlichkeit und Zuständigkeit sollten sofort erkennbar sein.

Kurz erklärt

Nutzen Sie für Anliegen zu einer von MRU betreuten Anlage möglichst das Ihnen zugewiesene Eigentümerportal. Nennen Sie Objekt und Einheit und beschreiben Sie beobachtbare Tatsachen. „Heizung defekt“ ist weniger hilfreich als die Angabe, welche Räume seit wann betroffen sind und ob Nachbarn dieselbe Störung bemerken. Fotos und erreichbare Kontaktpersonen helfen bei der Koordination. Übermitteln Sie nur erforderliche personenbezogene Daten. Die Verwaltung ist kein Notdienst. Nutzen Sie bei technischen Notfällen die am schwarzen Brett angegebenen Hausmeister- oder Bereitschaftskontakte. Bei Feuer oder akuter Gefahr ist die Feuerwehr über 112 zu verständigen. Sofortmaßnahmen werden zuerst über diese Stellen veranlasst; die Verwaltung wird anschließend ergänzend informiert. Eine Portalnachricht oder E-Mail ersetzt diesen Notruf nicht.

Was sollten Sie tun?

1. Nennen Sie Adresse, Einheitsnummer, betroffenen Bereich und Zeitpunkt.
2. Beschreiben Sie Ausmaß, mögliche Folgeschäden und bereits veranlasste Schritte.
3. Fügen Sie aussagekräftige Fotos oder Unterlagen bei und nennen Sie eine Kontaktmöglichkeit für den Zugang.
4. Antworten Sie bei Ergänzungen möglichst im bestehenden Vorgang, statt dieselbe Meldung über mehrere Kanäle neu zu eröffnen.

Welche Rolle übernimmt MRU?

MRU ordnet den Vorgang zu und prüft das weitere Vorgehen im Rahmen des Auftrags. Für Notfälle besteht grundsätzlich eine Erreichbarkeit rund um die Uhr, auch über die Weiterleitung der gesondert mitgeteilten Notrufnummer. Sofortmaßnahmen werden jedoch zuerst durch Hausmeister- oder Fachnotdienst beziehungsweise Feuerwehr veranlasst; MRU ist anschließend ergänzend zu informieren. Einzelheiten finden Sie im verlinkten Beitrag zu Notfallkontakten.